Kiedy trzeba przejść na pełne księgi rachunkowe?
Pełne księgi musisz prowadzić od 1 stycznia 2027 r., jeśli przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów Twojej firmy za 2026 r. wyniosą co najmniej 2 500 000 euro, czyli 10 942 500 zł. Próg dotyczy jednoosobowych działalności, spółek cywilnych i jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, a spółki kapitałowe i komandytowe prowadzą księgi rachunkowe zawsze.
Spis treści (7)
Od jakiej kwoty przychodów trzeba prowadzić pełne księgi w 2027 roku?
Próg wynosi 2 500 000 euro przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy i obowiązuje w tej wysokości od 1 stycznia 2025 r. Euro przelicza się na złote po średnim kursie NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedzającego rok obrotowy. Na lata 2026 i 2027 próg w złotych wygląda tak:
| Pełne księgi od | Liczą się przychody za | Kurs euro (NBP) | Próg |
|---|---|---|---|
| 1 stycznia 2026 r. | 2025 r. | 4,2586 zł z 1.10.2025 (tabela 190/A/NBP/2025) | 10 646 500 zł |
| 1 stycznia 2027 r. | 2026 r. | 4,3770 zł z 1.10.2026 (tabela 191/A/NBP/2026) | 10 942 500 zł |
Próg i sposób przeliczenia wynikają z art. 2 ust. 1 pkt 2 i art. 3 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Kursy pochodzą z tabel A Narodowego Banku Polskiego, które sprawdzono 12 października 2026 r.
Kogo dotyczy próg, a kto prowadzi księgi rachunkowe zawsze?
Ustawa o rachunkowości dzieli firmy na dwie grupy. Spółki kapitałowe, spółki komandytowe i spółki, w których nie wszyscy wspólnicy są osobami fizycznymi, prowadzą księgi rachunkowe od początku działalności, bez względu na przychody. Osoby fizyczne i spółki, w których wspólnikami są wyłącznie osoby fizyczne, przechodzą na nie dopiero po przekroczeniu progu.
| Forma prawna | Pełne księgi |
|---|---|
| Spółka z o.o., spółka akcyjna, prosta spółka akcyjna | zawsze, bez względu na przychody |
| Spółka komandytowa, komandytowo-akcyjna | zawsze, bez względu na przychody |
| Spółka cywilna lub jawna, w której nie wszyscy wspólnicy są osobami fizycznymi | zawsze, bez względu na przychody |
| Jednoosobowa działalność gospodarcza | po przekroczeniu progu |
| Spółka cywilna osób fizycznych, spółka jawna osób fizycznych, spółka partnerska | po przekroczeniu progu |
Spółka z o.o. nie może więc prowadzić KPiR, nawet gdy ma niewielkie przychody. Podział firm wynika z art. 2 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości.
Jakie przychody liczą się do limitu?
Do progu z ustawy o rachunkowości liczą się przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok, czyli kwoty bez VAT. Próg dotyczy przychodu, więc koszty i dochód nie mają przy nim znaczenia.
Od kiedy obowiązują pełne księgi i co, jeśli przekroczysz próg w trakcie roku?
Obowiązek zaczyna się od początku roku obrotowego, który następuje po roku, w którym przychody osiągnęły próg. Jeśli przychody Twojej firmy za 2026 r. wyniosą co najmniej 10 942 500 zł, pełne księgi prowadzisz od 1 stycznia 2027 r. O księgach na 2026 r. decydował próg 10 646 500 zł dla przychodów za 2025 r.
Przekroczenie progu w trakcie roku nie zmienia ksiąg w tym samym roku, bo przepis porównuje z progiem przychody całego poprzedniego roku. Obowiązek wynika wprost z ustawy, więc nie czeka na decyzję urzędu.
Rok jeszcze trwa, a przychody są blisko progu
Ostateczną kwotę przychodów znasz dopiero po zamknięciu roku, a księgi otwiera się na jego początek. Jeśli szacunek na koniec roku jest blisko progu, przygotowania zacznij jesienią, zanim wpłynie ostatnia faktura.
Co trzeba przygotować przed przejściem na pełne księgi?
Ustawa o rachunkowości wymienia dokumenty i czynności, od których zaczyna się prowadzenie ksiąg. Dwie z nich dotyczą samego startu roku obrotowego.
Firma przyjmuje politykę rachunkowości
Firma musi mieć dokumentację w języku polskim, która opisuje przyjęte zasady rachunkowości: rok obrotowy i okresy sprawozdawcze, metody wyceny aktywów i pasywów oraz sposób prowadzenia ksiąg, w tym zakładowy plan kont (art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości).
Księgi otwiera się na początek roku obrotowego
Przy przejściu z KPiR albo z ryczałtu jest to 1 stycznia roku, od którego obowiązują pełne księgi, a na otwarcie ksiąg ustawa daje 15 dni (art. 12 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Firma, która dotąd nie prowadziła ksiąg rachunkowych, sporządza inwentarz, czyli wykaz aktywów i pasywów. Jego pozycje odpowiadają pozycjom bilansu otwarcia (art. 19 tej ustawy).
Pozostałe kroki wykonujesz w tej kolejności
Kolejność dotyczy firmy, która wchodzi na pełne księgi od 1 stycznia 2027 r.:
- Przed 1 stycznia
Ustalasz, kto poprowadzi księgi. Możesz je powierzyć biuru rachunkowemu, które na piśmie przyjmuje odpowiedzialność, ale za obowiązki z ustawy nadal odpowiadasz Ty, a odpowiedzialności za spis z natury nie przekazuje się nikomu
(art. 4 ust. 5 i art. 11 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości).
- Na 31 grudnia
Sporządzasz spis z natury, jeśli prowadzisz KPiR. Spisujesz towary, materiały, produkcję w toku i wyroby gotowe, wpisujesz spis do księgi i wyceniasz go najpóźniej w ciągu 14 dni od zakończenia spisu
(§ 20 ust. 1 i § 22 ust. 7 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR).
- Od 1 stycznia
Prowadzisz księgi w programie komputerowym, jeśli rozliczasz PIT. Konta oznaczasz znacznikami ze słownika ministra finansów, które trafiają potem do pliku JPK
(art. 24a ust. 1e ustawy o PIT, § 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie dodatkowych danych w księgach).
- W ciągu 15 dni od przekazania ksiąg
Zawiadamiasz urząd skarbowy o miejscu ich prowadzenia, jeśli księgi są prowadzone poza siedzibą firmy, na przykład w biurze rachunkowym
(art. 11a pkt 1 ustawy o rachunkowości).
- Na ostatni dzień pierwszego roku
Przeprowadzasz inwentaryzację, a sprawozdanie finansowe sporządzasz w ciągu 3 miesięcy, czyli do 31 marca. W jednoosobowej działalności sprawozdanie przekazujesz elektronicznie Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej do terminu zeznania rocznego, czyli do 30 kwietnia
(art. 26 ust. 1 i art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości, art. 45 ust. 1 i 5 ustawy o PIT).
- Do 31 lipca następnego roku
Wysyłasz księgi rachunkowe za 2027 r. do urzędu skarbowego w pliku JPK_KR_PD, a ewidencję środków trwałych wcześniej, do terminu zeznania rocznego
(art. 24a ust. 1e pkt 1 i 2 ustawy o PIT).
Co dzieje się z ryczałtem po przekroczeniu progu?
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych przysługuje, jeśli przychody za poprzedni rok nie przekroczyły 2 000 000 euro (art. 6 ust. 4 pkt 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym). To mniej niż próg pełnych ksiąg, więc firma, która przekroczyła próg ksiąg, zwykle przekroczyła też limit ryczałtu. Obie ustawy liczą przychody trochę inaczej, dlatego dokładny wynik sprawdza się na danych firmy.
Bez ryczałtu podatek liczy się według skali. Podatek liniowy wybierasz w oświadczeniu, które składasz do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągniesz pierwszy przychód w roku (art. 9a ust. 1 i 2 ustawy o PIT). Która forma opodatkowania będzie korzystniejsza, zależy od dochodu i sytuacji Twojej firmy.
Czy można prowadzić pełne księgi dobrowolnie, poniżej progu?
Tak, osoba fizyczna, spółka cywilna i jawna osób fizycznych oraz spółka partnerska mogą prowadzić księgi rachunkowe od początku następnego roku, także wtedy, gdy przychody za poprzedni rok są niższe niż próg (art. 2 ust. 2 ustawy o rachunkowości i art. 24a ust. 5 ustawy o PIT).
Czy po przejściu na księgi rachunkowe trzeba zmienić biuro?
Nie, jeśli Twoje biuro prowadzi oba rodzaje ksiąg. Pro-Profit sp. z o.o. prowadzi ewidencję przychodów na ryczałcie, KPiR i księgi rachunkowe, więc po przekroczeniu progu firma zmienia rodzaj ksiąg i zostaje w tym samym biurze. Zakres obsługi i wycenę ustalamy wtedy od nowa, bo księgi rachunkowe wymagają więcej pracy.
Księgowość: ryczałt, KPiR i księgi rachunkowe
Test, który zadaje najwyżej sześć pytań, pokazuje, czy od przyszłego roku musisz prowadzić księgi rachunkowe. Przy wyniku zobaczysz przepis i kurs euro, na którym go oparto.
Pro-Profit sp. z o.o. jest biurem rachunkowym z siedzibą w Stanisławiu Dolnym, w gminie Kalwaria Zebrzydowska w powiecie wadowickim. Prowadzimy księgowość, rozliczenia podatkowe, ZUS oraz kadry i płace wyłącznie dla firm.
Przepisy sprawdzono 12 października 2026 r. w tekstach jednolitych ustawy o rachunkowości, ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z nowelizacją z 15 maja 2026 r. i ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym oraz w rozporządzeniach w sprawie prowadzenia KPiR i w sprawie dodatkowych danych w księgach.
