Jak zmienić biuro rachunkowe i co trzeba zgłosić w urzędach?
Biuro rachunkowe możesz zmienić w dowolnym momencie roku, bo przepisy nie wyznaczają żadnej daty zmiany, a termin wynika z okresu wypowiedzenia w Twojej umowie. Żeby zmienić biuro rachunkowe bez luki w rozliczeniach, trzeba wypowiedzieć umowę, odebrać dokumentację, wymienić pełnomocnictwa w urzędzie skarbowym i ZUS oraz zgłosić dane nowego biura w ciągu 7 dni.
Spis treści (9)
Czy biuro rachunkowe można zmienić w dowolnym momencie?
Tak, żaden przepis nie wiąże zmiany biura rachunkowego z końcem roku, kwartału ani miesiąca. Wiąże Cię tylko umowa z dotychczasowym biurem, a w niej trzy zapisy: długość okresu wypowiedzenia, dzień, od którego ten okres biegnie, i to, czy umowę zawarto na czas określony.
Zmiana z końcem roku jest prostsza, bo nowe biuro zaczyna prowadzić księgi od stycznia i nie potrzebuje danych za minione miesiące. Ustal wtedy z oboma biurami, które z nich zamknie miniony rok i przygotuje zeznanie roczne. Zmiana w trakcie roku też jest dozwolona, ale wymaga ustalenia miesiąca granicznego i przekazania nowemu biuru danych od początku roku.
Jak można wypowiedzieć umowę dotychczasowemu biuru?
Zanim napiszesz do biura, przeczytaj swoją umowę. Sprawdź w niej okres wypowiedzenia, formę, jakiej wymaga wypowiedzenie (na przykład pisemną albo elektroniczną), i zasady wydania dokumentacji po zakończeniu współpracy. Potem wykonaj cztery czynności w tej kolejności:
- Ustal z biurem, który miesiąc rozliczy ono jako ostatni, a od którego rozliczenia przejmie nowe biuro.
- Uzgodnij na piśmie, jakie dokumenty biuro wyda, w jakiej formie i do jakiego dnia.
- Złóż wypowiedzenie w formie, której wymaga umowa, i zachowaj potwierdzenie doręczenia.
- Poproś, żeby biuro przygotowało i wysłało deklaracje oraz pliki JPK za ostatni miesiąc, który obsługuje.
Wydanie dokumentów uzgadniasz przed wypowiedzeniem, bo gdy umowa już się kończy, trudniej ustalić coś, czego wcześniej w niej nie zapisano.
Jakie dokumenty trzeba odebrać od poprzedniego biura?
Dokumentacja księgowa należy do Twojej firmy, a obowiązek przechowywania ksiąg i dokumentów księgowych masz Ty jako podatnik. Przy zakończeniu współpracy odbierasz więc komplet i spisujesz jego zakres w protokole przekazania. Poproś o te dokumenty:
- faktury sprzedaży i zakupu, wyciągi bankowe i dowody wewnętrzne
- KPiR albo księgi rachunkowe za wszystkie prowadzone okresy
- ewidencje VAT oraz wysłane pliki JPK z urzędowymi poświadczeniami odbioru (UPO)
- złożone deklaracje i zeznania z potwierdzeniami wysyłki
- ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
- dokumentacja kadrowa i płacowa, jeśli biuro ją prowadziło: akta osobowe, listy płac, deklaracje ZUS i potwierdzenia zgłoszeń pracowników
- przy księgach rachunkowych: polityka rachunkowości, plan kont, zestawienia obrotów i sald oraz sprawozdania finansowe
- zestawienie należności i zobowiązań na dzień zakończenia współpracy
W protokole wpisz okresy, których dotyczą dokumenty, i formę ich wydania. Eksport ksiąg i ewidencji z programu księgowego przydaje się nowemu biuru bardziej niż wydruk, bo dane za minione miesiące da się wtedy sprawdzić bez przepisywania.
Co możesz zrobić, gdy dotychczasowe biuro zwleka z wydaniem dokumentów?
Najpierw wróć do umowy i do ustaleń z wypowiedzenia, bo to one określają termin i sposób wydania dokumentacji. Potem wezwij biuro na piśmie do wydania dokumentów w terminie, który wskażesz, i zachowaj kopię wezwania.
Obowiązek przechowywania ksiąg trwa według Ordynacji podatkowej do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego i nie ma wyjątku na czas sporu z biurem. Jeśli biuro uzależnia wydanie dokumentów na przykład od zapłaty spornej faktury, sprawę skonsultuj z prawnikiem.
Które pełnomocnictwa trzeba odwołać, a które nadać na nowo?
Biuro rachunkowe działa w imieniu firmy na podstawie pełnomocnictw, a zakończenie umowy nie usuwa ich z rejestrów urzędów. Pełnomocnictwa dotychczasowego biura odwołujesz osobnym zawiadomieniem, a nowemu biuru udzielasz własnych.
| Pełnomocnictwo biura | Jak je odwołujesz | Formularz |
|---|---|---|
| UPL-1 w urzędzie skarbowym | Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanych elektronicznie to UPL-1, a zawiadomienie o jego odwołaniu składa się na formularzu OPL-1. Formularz papierowy trafia do urzędu skarbowego, a wersja elektroniczna do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. | OPL-1 |
| Pełnomocnictwo ogólne PPO-1 | Jeśli firma udzieliła biuru pełnomocnictwa ogólnego na formularzu PPO-1, odwołuje je formularzem OPO-1. Pełnomocnictwo ogólne i jego odwołanie składa się co do zasady elektronicznie, a odwołanie działa od dnia, w którym wpłynie do Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych. | OPO-1 |
| PEL w ZUS | W ZUS pełnomocnictwa udziela się na formularzu PEL, a odwołuje je wnioskiem PEL-O. Oba dokumenty złożysz przez PUE/eZUS, pocztą albo w placówce ZUS. Wniosek PEL-O odwołuje wszystkie pełnomocnictwa udzielone wskazanej osobie i działa od dnia, w którym wpłynie do ZUS. | PEL-O |
| Uprawnienia w KSeF | Jeśli firma nadała dotychczasowemu biuru uprawnienia w Krajowym Systemie e-Faktur na jego NIP, te uprawnienia też trzeba odebrać, a nowemu biuru nadać nowe. Uprawnienia nadaje się i odbiera w KSeF, a firma bez pieczęci kwalifikowanej wskazuje w zawiadomieniu ZAW-FA osobę, która może to zrobić. | ZAW-FA |
Nowe pełnomocnictwa ustaw tak, żeby działały od dnia, w którym nowe biuro przejmuje rozliczenia. Stare odwołaj dopiero wtedy, gdy dotychczasowe biuro wyśle deklaracje za swój ostatni miesiąc, bo ich termin przypada już w kolejnym miesiącu.
Gdzie trzeba zgłosić zmianę biura rachunkowego?
Dane podmiotu, który prowadzi dokumentację rachunkową firmy (razem z jego NIP), oraz adres przechowywania tej dokumentacji należą do danych ewidencyjnych firmy. Gdy się zmieniają, firma składa zgłoszenie aktualizacyjne w ciągu 7 dni od dnia zmiany.
| Sytuacja firmy | Jak zgłaszasz zmianę |
|---|---|
| Jednoosobowa działalność | Przedsiębiorca wpisany do CEIDG aktualizuje te dane wnioskiem o zmianę wpisu w CEIDG. Wniosek złożysz przez internet na biznes.gov.pl, a w nim podajesz NIP i nazwę nowego biura oraz nowy adres przechowywania dokumentacji, jeśli się zmienił. |
| Spółka z KRS | Spółka z o.o., spółka jawna albo komandytowa zgłasza zmianę na formularzu NIP-8 w części z danymi o prowadzącym dokumentację rachunkową i o miejscu jej przechowywania. W NIP-8 spółka podaje tylko dane uzupełniające, bo pozostałe dane urząd skarbowy dostaje z Krajowego Rejestru Sądowego. |
| Księgi rachunkowe poza siedzibą firmy | Jeśli firma prowadzi księgi rachunkowe, a nowe biuro prowadzi je poza siedzibą firmy, kierownik jednostki powiadamia urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg. Ustawowy termin zawiadomienia biegnie od dnia wydania ksiąg nowemu biuru. |
Przy okazji sprawdź dane kontaktowe, które firma podała urzędom, i dostępy, z których korzystało dotychczasowe biuro, na przykład do bankowości internetowej albo do programu księgowego.
Jak można zmienić biuro w trakcie roku bez luki w rozliczeniach?
Przy zmianie w trakcie roku dwie sprawy trzeba uporządkować, zanim nowe biuro zaksięguje pierwszy dokument.
Ustal miesiąc graniczny
Dotychczasowe biuro rozlicza wszystkie miesiące do granicy, razem z deklaracjami i plikami JPK za ostatni z nich, a nowe biuro zaczyna od kolejnego miesiąca. Zapisz to ustalenie w protokole przekazania, żeby oba biura nie uznały tego samego miesiąca za cudzy.
Przekaż dane od początku roku
Przy skali podatkowej i podatku liniowym zaliczkę na podatek dochodowy liczy się od dochodu osiągniętego od początku roku, a zeznanie roczne obejmuje cały rok. Nowe biuro potrzebuje więc przychodów, kosztów i wpłaconych zaliczek za miesiące, które prowadził poprzednik, a przy środkach trwałych także dotychczasowych odpisów amortyzacyjnych.
To, ile trwa przejęcie ksiąg, zależy głównie od tego, kiedy i w jakiej formie poprzednie biuro wyda dokumenty oraz czy dane za minione miesiące się zgadzają.
Kto odpowiada za błędy z okresu, który prowadziło poprzednie biuro?
Za podatki wobec urzędu odpowiada podatnik, całym swoim majątkiem, także za miesiące rozliczone przez poprzednie biuro. Przy księgach rachunkowych za obowiązki z ustawy o rachunkowości odpowiada kierownik jednostki, nawet gdy powierzył je biuru.
Biuro odpowiada wobec klienta za szkodę wyrządzoną błędem w swojej pracy, na zasadach z umowy i z prawa cywilnego. Biuro, które usługowo prowadzi księgi rachunkowe, ma obowiązkowe ubezpieczenie OC. Roszczenie za błąd z okresu poprzedniego biura kierujesz do tamtego biura, a nowe biuro odpowiada za pracę, którą samo wykona.
Gdy nowe biuro przy przejęciu znajdzie błąd w deklaracji z wcześniejszego miesiąca, korektę składa podatnik albo jego pełnomocnik. Przed złożeniem korekty ustal, które biuro ją przygotuje i kto za nią zapłaci.
Jakie pytania warto zadać nowemu biuru przed przekazaniem ksiąg?
Odpowiedzi na te pytania pokażą Ci, które czynności przy zmianie wykona biuro, a które zostają po Twojej stronie:
- Od którego miesiąca biuro przejmie rozliczenia i kto rozliczy miesiąc graniczny?
- Jakich dokumentów z poprzedniego biura potrzebuje i w jakiej formie?
- Kto przygotuje pełnomocnictwa UPL-1 i PEL oraz zgłoszenie zmiany w CEIDG albo na formularzu NIP-8?
- Jak będziesz co miesiąc przekazywać dokumenty?
- Jaki okres wypowiedzenia ma nowa umowa?
- Czy biuro ma ubezpieczenie OC i za co odpowiada według umowy?
Jak zaczyna się współpraca z biurem rachunkowym Pro-Profit?
Współpraca z Pro-Profit sp. z o.o. zaczyna się od telefonu albo maila. Potem rozmawiamy o Twojej firmie, przedstawiamy zakres obsługi, a umowę podpisujesz elektronicznie.
Pro-Profit sp. z o.o. jest biurem rachunkowym z siedzibą w Stanisławiu Dolnym, w gminie Kalwaria Zebrzydowska w powiecie wadowickim. Prowadzimy księgowość, rozliczenia podatkowe, ZUS oraz kadry i płace wyłącznie dla firm.
Nazwy formularzy i przepisy sprawdzono 12 października 2026 r. w tekstach jednolitych Ordynacji podatkowej, ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, ustawy o rachunkowości i ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz na stronach ZUS i KSeF.
