Kiedy wystarczy księgowość online, a kiedy potrzebujesz biura rachunkowego?
Pytanie „biuro rachunkowe czy księgowość online” sprowadza się do podziału pracy: kto wprowadza dokumenty, kto decyduje, jak je zaksięgować, i kto odpowiada przed Tobą za błąd. Wobec urzędu skarbowego w każdym z tych modeli odpowiada Twoja firma. Program wystarcza firmie z kilkoma powtarzalnymi dokumentami, a biuro przydaje się zwykle wtedy, gdy firma zatrudnia albo jej rozliczenia przestają być typowe.
Spis treści (7)
Czym różni się biuro rachunkowe od księgowości online?
Pod hasłem „księgowość online” kryją się dwa różne rozwiązania. W pierwszym kupujesz program, w którym sam wprowadzasz faktury, a program wylicza podatki i przygotowuje deklaracje. W drugim, nazywanym często biurem rachunkowym online, przesyłasz dokumenty na platformę dostawcy, a księguje je jego księgowa zgodnie z regulaminem usługi.
Biuro rachunkowe prowadzi księgi na podstawie dokumentów, które mu przekazujesz, a zakres jego pracy wynika z umowy. Może pracować w siedzibie albo zdalnie, więc o różnicy między modelami decyduje podział pracy i odpowiedzialności.
| Pytanie | Program do samodzielnej księgowości | Księgowość online z księgową | Biuro rachunkowe |
|---|---|---|---|
| Kto wprowadza dokumenty? | Ty | Ty przesyłasz pliki, księgowa dostawcy je księguje | biuro, na podstawie przekazanych dokumentów |
| Kto decyduje, jak ująć dokument? | Ty | księgowa dostawcy, w zakresie z regulaminu | biuro, w zakresie z umowy |
| Kto wysyła deklaracje i pliki JPK? | Ty, z programu | zależnie od pakietu | biuro, jeśli ma od Ciebie pełnomocnictwo |
| Skąd wiesz, co obejmuje usługa? | z opisu funkcji programu | z regulaminu i opisu pakietu | z umowy |
| Kadry i płace | moduł programu albo osobne narzędzie | zależnie od pakietu | część obsługi, jeśli wpiszesz ją do umowy |
| Ile pracy zostaje po Twojej stronie? | najwięcej: wprowadzanie i ocena dokumentów | przesłanie dokumentów i odpowiedzi na pytania | przekazanie dokumentów w terminie i odpowiedzi na pytania |
Wybór zależy od tego, ile pracy i decyzji chcesz zostawić po swojej stronie. Przy firmie z kilkoma fakturami w miesiącu różnica między modelami jest mała, a przy firmie z pracownikami i rozliczeniami z zagranicą rośnie z każdym miesiącem.
Kto odpowiada za błąd w rozliczeniu w każdym z modeli?
Wobec urzędu skarbowego odpowiada podatnik, czyli Twoja firma, bez względu na to, kto prowadzi księgi. Według Ordynacji podatkowej podatnik odpowiada za zobowiązania podatkowe całym swoim majątkiem, więc zaległość i odsetki płaci firma także wtedy, gdy pomyliło się biuro albo program.
Różnica między modelami dotyczy tego, od kogo możesz potem dochodzić szkody. Biuro rachunkowe odpowiada wobec Ciebie na podstawie umowy, a biuro, które usługowo prowadzi księgi rachunkowe, musi mieć ubezpieczenie OC wymagane przez ustawę o rachunkowości. Obowiązek opisuje też serwis biznes.gov.pl. Jeśli przez błąd biura zapłacisz odsetki, możesz domagać się ich zwrotu na zasadach z umowy i kodeksu cywilnego.
W programie do samodzielnej księgowości za błąd samego programu, na przykład źle działającą funkcję wyliczania podatku, odpowiada producent na zasadach z regulaminu albo umowy licencyjnej. Decyzję, jak ująć dokument, podejmujesz Ty, więc odpowiedzialność za nią zostaje po Twojej stronie. W usłudze online z księgową zakres odpowiedzialności dostawcy opisuje regulamin, dlatego przed wyborem przeczytaj, za które czynności dostawca odpowiada.
Pro-Profit sp. z o.o. odpowiada za błąd w dokumentacji, którą prowadzi, a spółka ma ubezpieczenie OC.
Co się zmienia, gdy firma zatrudnia pierwszą osobę?
Zatrudnienie dokłada firmie obowiązki z własnymi terminami:
- Pracownika trzeba zgłosić do ubezpieczeń.
- Co miesiąc trzeba przygotować listę płac, rozliczyć składki w deklaracji ZUS i pobrać zaliczki na podatek.
- Po zakończeniu roku trzeba wysłać pracownikom informacje PIT-11 i złożyć roczną deklarację PIT-4R.
Te obowiązki dochodzą do rozliczeń VAT i podatku dochodowego firmy, więc po zatrudnieniu w jej kalendarzu przybywa terminów miesięcznych i rocznych.
W programie do samodzielnej księgowości listę płac i deklaracje przygotowujesz sam, w module kadrowym programu albo w osobnym narzędziu. W usłudze online z księgową sprawdź, czy kadry i płace wchodzą w wybrany pakiet i kto przygotowuje deklaracje za pracowników.
Biuro rachunkowe, które prowadzi zarówno księgi, jak i kadry, ma dane z list płac pod ręką przy rozliczeniu podatku firmy, więc nie przenosisz ich między dwoma systemami. Kadry i płace wchodzą do obsługi wtedy, gdy wpiszesz je do umowy.
Jeśli planujesz zatrudnienie w najbliższym roku, porównaj modele pod tym kątem, zanim porównasz miesięczne opłaty.
Który model kosztuje mniej i czego nie widać w miesięcznej opłacie?
Program do samodzielnej księgowości ma najniższą miesięczną opłatę, usługa online z księgową kosztuje więcej, a biuro rachunkowe zwykle najwięcej, bo wykonuje najwięcej pracy. Sama opłata nie pokazuje jednak pełnego kosztu, dlatego przed wyborem porównaj cztery rzeczy:
- Sprawdź, czy opłata obejmuje deklaracje, pliki JPK i rozliczenia ZUS, czy tylko księgowanie dokumentów.
- Zapytaj, za co dostawca liczy osobno, na przykład za zeznanie roczne, sprawozdanie finansowe albo korektę deklaracji.
- Policz czas, który co miesiąc poświęcisz na wprowadzanie dokumentów i sprawdzanie rozliczeń.
- Sprawdź, jak zmieni się opłata, gdy przybędzie dokumentów, zatrudnisz pierwszą osobę albo przejdziesz na księgi rachunkowe.
Jakie sytuacje przemawiają za programem, a jakie za biurem rachunkowym?
Program do samodzielnej księgowości zwykle wystarcza, gdy firma:
- nie zatrudnia
- ma kilka powtarzalnych faktur w miesiącu
- prowadzi jeden rodzaj działalności
- rozlicza się z kontrahentami w Polsce
Wtedy decyzje o ujęciu dokumentów są proste, a Ty masz czas, żeby co miesiąc wprowadzić faktury i sprawdzić wynik.
Biuro rachunkowe warto rozważyć, gdy:
- firma zatrudnia albo planuje zatrudnić pierwszą osobę
- liczba dokumentów rośnie
- pojawiają się rozliczenia z zagranicą albo kilka rodzajów działalności
Ten sam wniosek dotyczy firmy, która zbliża się do progu pełnych ksiąg, i spółki z o.o., bo ta prowadzi księgi rachunkowe od pierwszego dnia działalności.
Gdy Twoja firma jest pomiędzy tymi opisami, pomaga jedno pytanie: co stanie się z rozliczeniami w miesiącu, w którym nie będziesz mieć czasu się nimi zająć? Jeśli odpowiedź brzmi „nic, bo dokumentów jest kilka”, program da radę. Jeśli w tym miesiącu trzeba naliczyć wynagrodzenia i złożyć deklaracje za pracowników, lepiej, żeby robił to ktoś, kto odpowiada za to z umowy.
Czy biuro rachunkowe może pracować zdalnie tak jak program online?
Tak, biuro rachunkowe może prowadzić księgi bez spotkań w siedzibie, jeśli dokumenty przekazujesz elektronicznie, a umowę podpisujesz elektronicznie. Pro-Profit pracuje w ten sposób z firmami z całej Polski, a siedzibę ma w Stanisławiu Dolnym w powiecie wadowickim.
Praca zdalna nie odróżnia więc biura od programu online, bo w obu modelach dokumenty przesyłasz elektronicznie.
Co jeszcze trzeba wiedzieć przed wyborem między biurem a programem?
Czy gdy księgi prowadzi biuro, przestaję odpowiadać za podatki?
Nie, wobec urzędu skarbowego za podatki odpowiada Twoja firma także wtedy, gdy księgi prowadzi biuro. Biuro odpowiada wobec Ciebie za błędy w pracy, którą wykonało, na zasadach zapisanych w umowie.
Czy w księgowości online ktoś sprawdza moje dokumenty?
To zależy od wybranej usługi. W samodzielnym programie dokument wprowadzasz i oceniasz sam, a program sprawdza głównie poprawność formalną wpisu. W usłudze z księgową dokumenty księguje księgowa dostawcy zgodnie z regulaminem.
Czy mogę przenieść księgowość z programu do biura w trakcie roku?
Tak, księgowość można przenieść w każdym miesiącu. Biuro potrzebuje wtedy danych z dotychczasowej ewidencji od początku roku, bo przy skali podatkowej i podatku liniowym zaliczki oblicza się od dochodu narastająco. Formalności są podobne jak przy zmianie biura, więc sprawdź, jak zmienić biuro rachunkowe i jakie pełnomocnictwa przygotować.
Czy biuro rachunkowe obsługuje jednoosobową firmę bez pracowników?
Tak, biuro może prowadzić księgi jednoosobowej firmy, która nikogo nie zatrudnia. Kadry i płace nie są wtedy potrzebne, więc obsługa obejmuje księgi, podatki i składki ZUS przedsiębiorcy.
Co obejmuje obsługa w biurze rachunkowym?
Jeśli wybór pada na biuro, następne pytanie dotyczy zakresu: co biuro robi co miesiąc, a co wycenia osobno.
Powiązane materiały
Ile kosztuje biuro rachunkowe i od czego zależy cena?
Jak zmienić biuro rachunkowe i co trzeba zgłosić w urzędach?
Powiązana usługa
Pro-Profit sp. z o.o. jest biurem rachunkowym z siedzibą w Stanisławiu Dolnym, w gminie Kalwaria Zebrzydowska w powiecie wadowickim. Prowadzimy księgowość, rozliczenia podatkowe, ZUS oraz kadry i płace wyłącznie dla firm.
